Monografia tercer módulo
Propuesta de aplicación de instrumentos para una gestión estratégica
lunes, 24 de junio de 2019
martes, 11 de junio de 2019
Primera monografia de Control Interno
PROPUESTA
DE INSTRUMENTOS PARA OPERATIVIZAR LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN
GOBIERNOS AUTÓNOMOS MUNICIPALES RURALES
Los
Gobierno Autónomos Municipales (GAM) en el área rural generalmente, carecen de
muchos recursos como ser los financieros, tecnológicos y específicamente lo que
se conoce actualmente como talento humano, lo que provoca que la Unidad de
Auditoria Interna (UAI) sea muy reducida, al punto de que esta se conforme por
una sola persona, la cual debería realizar como parte de sus funciones
principales, la evaluación del control interno en los procesos, procedimientos
y resultados de la ejecución de los recursos y el estado de los objetivos
determinados para la gestión. Los GAM de acuerdo con normativa vigente deben
determinar sus objetivos de corto plazo, lo que actualmente se denomina
“Acciones de Corto Plazo” en terminología del Sistema de Planificación Integral
del Estado (SPIE) mismo que debería plasmarse en Plan Operativo Anual (POA). Este
debe estar alineado al Plan Estratégico Institucional (PEI), documento que debería
ser capaz de mostrar los objetivos a mediano plazo que permitan aminorar las necesidades
prioritarias de la población en los diferentes sectores como ser salud,
educación, saneamiento básico, infraestructura caminera y productiva
principalmente, de los cuales generalmente no son atendidas en la medida que
los beneficiarios desearían, las causas de esta desatención a los beneficiarios
son varias; entre las principales se menciona la carencia de recursos
financieros o el limitado presupuesto con que cuentan los GAM rurales, un
segunda causa es el personal que no cuenta con las capacidades técnicas
suficientes para organizar y ejecutar de mejor manera sus funciones, esto es
frecuente en el personal técnico administrativo como también en el personal de
las unidades de auditoría interna. Una de las funciones de la UAI es el de
aplicar instrumentos de control interno que permitan evaluar los procesos y
procedimientos con la que la entidad ejecutas sus funciones y así identificar
deficiencias o riesgos que afecten al logro de objetivos de la institución, la
aplicación de estos instrumentos como su oportuna interpretación e
implementación deben permitir otorgar mayor eficiencia a los procesos y
procedimientos que ejecutan las entidades, provocando así una mayor
satisfacción en los pobladores de los GAM rurales.
Los
procesos y procedimientos (instrumentos) utilizados para evaluar el control
interno de los GAM no deberían ser mecanismos pesados y burocráticos de difícil
aplicación e interpretación por parte de los usuarios, estos al contrario
deberían ser de fácil entendimiento y uso que permita una oportuna
implementación en las actividades del GAM.
Los
resultados de la evaluación del control interno se traducirán en la
identificación de deficiencias en procedimientos, riesgos de daños y pérdidas
en la administración de los activos, por lo que se debe diseñar, probar e
implementar controles que aminoren o eliminen estos riesgos, brindando así mayor
seguridad de que los procesos y procedimientos del GAM, se los está ejecutando
de manera metódica y eficiente para obtener resultados satisfactorios. El
diseño e implementación de estos controles deberían ser realizados por el área
administrativa de la institución y la evaluación acerca de su funcionamiento debe
ser realizado por la UAI, como se mencionó que la UAI es muy reducida dentro de
la estructura organizacional en los GAM rurales, por lo que, esta evaluación debería
ser realizada en el menor tiempo posible con la eficacia suficiente para conocer
el grado de funcionalidad de los controles existentes.
La
elaboración de cuestionarios, entrevistas, indagaciones son solo algunos de los
procedimientos que se podría usar por la UAI, para evaluar el control interno
en la institución, ayudado con hojas electrónicas que automatizarían la
obtención de resultados de la evaluación y permitirían una mejor interpretación,
ejecución y recomendaciones en las auditorías que realiza la UAI.
2. Planteamiento de Problema
Las
UAI en los GAM rurales, por su reducida estructura organizacional, carecen del
tiempo suficiente para realizar la totalidad de las acciones necesarias para ejecutar
una adecuada evaluación al control interno en sus instituciones, razón por lo
cual muchas veces los informes de auditoría realizados, presentan limitaciones
en su ejecución o desviaciones en sus objetivos, producto de una inadecuada y parcial
evaluación del control interno del GAM, lo que repercute en el uso ineficiente
de recursos como en la calidad de las recomendaciones emergentes de las
auditorias.
Lo
anteriormente podríamos atribuirlo a “falta de instrumentos operativos de
evaluación del control interno de fácil aplicación e interpretación por
unidades administrativas, financiera o auditoria interna”
2.1. Formulación del Problema
¿Cómo
operativizar, de manera sencilla la evaluación del control interno para una
adecuada interpretación de las Unidades de Auditoria Interna o unidades
administrativas y financieras de los Gobierno Autónomos Municipales rurales?
3. Objetivos:
3.1. Objetivo General
Proponer
una alternativa para “El diseño de un instrumento operativo para la evaluación
del control interno de fácil aplicación e interpretación, por las unidades
administrativas, financieras y auditoria”, en los Gobierno Autónomos
Municipales Rurales.
3.2. Objetivos Específicos
·
La existencia de 3 instrumentos formales diseñadas
exclusivamente para la evaluación del control interno.
·
Aplicación de herramientas ofimáticas
(Word, Excel y Visio) de fácil acceso que permitan una rápida implementación y
uso para evaluación.
·
Aplicación de la evaluación del control
interno por unidades administrativas, financieras y/o auditoría.
4. Justificación:
Metodológica
El
presente trabajo pretende presentar una alternativa de evaluación del control
interno en Gobiernos Autónomos Municipales de área rurales, con la aplicación
de nuevas técnicas apoyados en herramientas ofimáticas como ser hojas
electrónicas (Excel) para la evaluación, procesador de texto (Word) generación
de reportes y diseñador de gráficos (Visio) para análisis.
Académica
La
investigación muestra una herramienta alternativa para una adecuada y oportuna
evaluación del control interno en los Gobiernos Autónomos Municipales del área
rural, para elevar el grado de eficacia y eficiencia en el logro de objetivos
del GAM, a través del conocimiento de defectos, debilidades y riesgos en la
gestión. La aplicación de procesos y procedimientos para la evaluación del control
interno de una manera alternativa permitirá conocer el grado de aplicabilidad y
estimación de sus beneficios.
Práctica
Se
presentará una alternativa de instrumentos de sencilla aplicación en hojas
electrónicas, procesadores de texto y diseñadores de gráficos (Excel, Word y
Visio respectivamente) para la evaluación y análisis de procesos y
procedimientos de los GAM, que pueden ser utilizados por la mayoría de los GAM
del área rural por su fácil acceso, por
lo que se estima se tendría unos mejores resultados en la evaluación del
control interno, como una visión global de las áreas de mayor riesgo, por lo
tanto, una mayor eficiencia en el uso de recursos específicamente financieros y
de tiempo.
5. Marco teórico
Teoria del Control Interno
Comite Of Sponsoring
Organizations - COSO
De
acuerdo con el Informe COSO (1992) , el Control Interno es un proceso integrado
a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a
los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el
resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una
garantía razonable para el logro de objetivos incluidos en las siguientes
categorías: Eficacia y eficiencia de las operaciones; Confiabilidad de la
información financiera; Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas.
Completan la definición algunos conceptos fundamentales: El control interno es
un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo. Lo
llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata
solamente de manuales de organización y procedimientos. Sólo puede aportar un
grado de seguridad razonable, no la seguridad total, a la conducción. Está
pensado para facilitar la consecución de objetivos en una o más de las
categorías señaladas las que, al mismo tiempo, suelen tener puntos en común. Al
hablarse del control interno como un proceso, se hace referencia a una cadena
de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e
integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y
supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la
infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos
y apoyar sus iniciativas de calidad.
(Comite Of Sponsoring Organizations, 1992)
Interno de la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores - INTOSAI
Según
la Comisión de Normas de Control Interno de la Organización Internacional de
Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) (Comite Of Sponsoring
Organizations, 1992) (Comisión de Normas de Control
Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores ),
el control interno puede ser definido como el plan de organización, y el
conjunto de planes, métodos, procedimientos y otras medidas de una institución,
tendientes a ofrecer una garantía razonable de que se cumplan los siguientes
objetivos principales: Promover operaciones metódicas, económicas, eficientes y
eficaces, así como productos y servicios de la calidad esperada; Preservar al
patrimonio de pérdidas por despilfarro, abuso, mala gestión, errores, fraudes o
irregularidades; Respetar las leyes y reglamentaciones, como también las
directivas y estimular al mismo tiempo la adhesión de los integrantes de la
organización a las políticas y objetivos de la misma; Obtener datos financieros
y de gestión completos y confiables y presentados a través de informes
oportunos. Para la alta dirección es primordial lograr los mejores resultados
con economía de esfuerzos y recursos, es decir al menor costo posible. Para
ello debe controlarse que sus decisiones se cumplan adecuadamente, en el
sentido que las acciones ejecutadas se correspondan con aquéllas, dentro de un
esquema básico que permita la iniciativa y contemple las circunstancias
vigentes en cada momento. Por consiguiente, siguiendo los lineamientos de
INTOSAI, incumbe a la autoridad superior la responsabilidad en cuanto al
establecimiento de una estructura de control interno idónea y eficiente, así
como su revisión y actualización periódica. Ambas definiciones (COSO e INTOSAI)
se complementan y conforman una versión amplia del control interno: la primera
enfatizando respecto a su carácter de proceso constituido por una cadena de
acciones integradas a la gestión, y la segunda atendiendo fundamentalmente a
sus objetivos. (Comisión de Normas de Control Interno
de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores )
Las
normativas y principios del Control Interno para las instituciones públicas, es
elaborado y emitido por la Contraloría General del Estado, como órgano rector
de este componente emite normativa específica como principios para su
aplicación en lo referente a lo que se debe entender por control interno.
La
Contraloría General del Estado define al Control Interno del Sector Público
Boliviano de lo siguiente manera,
“El
Control Interno es un proceso compuesto por una cadena de acciones extendida a
todas las actividades inherentes a la gestión, integradas a los procesos
básicos de la misma e incorporadas a la infraestructura de la organización,
bajo la responsabilidad de su consejo de administración y su máximo ejecutivo,
llevado a cabo por éstos y por todo el personal de la misma, diseñado con el
objeto de limitar los riesgos internos y externos que afectan las actividades
de la organización, proporcionando un grado de seguridad razonable en el
cumplimiento de los objetivos de eficacia y eficiencia de las operaciones, de
confiabilidad de la información financiera y de cumplimiento de las leyes,
reglamentos y políticas, así como las iniciativas de calidad establecidas.”
(Contraloria General del Estado CGE, 2002)
Debe
existir la uniformidad en la conceptualización del control interno a partir del
informe COSO. El informe COSO ha sido uno de los antecedentes que fueron
considerados para la elaboración de los Principios, Normas Generales y Básicas
de Control Interno Gubernamental. Dicho informe constituye una herramienta
válida para la evaluación del control interno de cualquier organización, con
las adaptaciones pertinentes, que permite el perfeccionamiento del diseño y la
calificación de su funcionamiento. Las adaptaciones son necesarias debido a
que, en principio, este informe fue concebido para empresas privadas grandes,
aunque en la versión definitiva se han incluido diversos comentarios para
extender la aplicabilidad de los componentes a empresas privadas medianas y
pequeñas.
(Contraloria General del Estado CGE, 2002)
La
ley de Administración y Control Gubernamental N° 1178 promulgada el 20 de julio
de 1990, se constituye en el marco de acción de lo que debe hacer el control
interno en las entidades públicas, de acuerdo a al artículo 13 de la esta ley,
el Control Gubernamental deja de ser un control de tipo policiaco para
convertirse en una función dentro del Estado Moderno, de apoyo al desarrollo
económico y social del país, al fijarse cuatro objetivos:
Objetivos del Control Gubernamental
o
En primer lugar, mejorar la eficiencia en
la captación y uso de las recursos públicos y en las operaciones del Estado, lo
cual implica la realización de auditorías de resultados u operacionales para
determinar el grado de eficacia de las operaciones y actividades de las
entidades públicas y formular la recomendaciones para mejorar dicho grado de
términos de efectividad y economicidad y eficiencia.
o
El segundo propósito señalado, es el de
mejorar la confiabilidad en la información que se genera sobre la captación y
uso de los recursos, información tanto financiera como operativa.
o
El tercer objetivo es el de mejorar el
procedimiento par que toda autoridad rinda cuenta oportuna de los resultados de
su gestión, tanto en lo referente a los objetivos a que se destinaron los
recursos públicos que le fueron confiados como de la forma y resultados de su
aplicación.
o
Finalmente, la Ley le señala al Control
Gubernamental el objetivo de mejorar la capacidad administrativa para impedir o
identificar y comprobar el manejo inadecuado de los recursos del Estado, propósito
este al que estuvo orientado el control fiscal desde su origen.
(Proyecto de Desarrollo Democrático y Participativo
Ciudadano DDPC, 2000)
Beneficio de implementación y funcionamiento
eficaz del control interno
El
beneficio de la implementación y funcionamiento eficaz del control interno en las
entidades públicas son varias a la Contraloría del General del Estado los
identifica de la siguiente manera: “Normalmente, existe en algunos
administradores la fantasía o falsa expectativa de que el control interno
solucionará todos los problemas de la entidad. En realidad, el control interno
eficaz perfecciona los procesos, de manera tal, que las posibilidades de error
o irregularidades sean mínimas, pero no es infalible y no podrá garantizar con
certeza la eficacia operacional. En este sentido, cabe aclarar que la eficacia
del funcionamiento se relaciona con el nivel de adecuación del conjunto de los
componentes del control interno de una entidad que proporciona una garantía
razonable del logro de sus objetivos. Dicha eficacia constituye una opinión
vertida en función de una evaluación particular del proceso de control interno
en un momento dado. Un elemento
indispensable en la gestión municipal es la legalidad, es decir el cumplimiento
del ordenamiento jurídico administrativo del país en general y el propio de la
municipalidad”.
(Contraloria General del Estado CGE, 2002)
Componente del Control Interno
El
control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados
(Ambiente de Control, Evaluación de riesgos, Actividades de Control,
Información y Comunicación y Supervisión).
o
El ambiente
de control que da el tono de una organización, influenciando la conciencia
de control, es decir, el autocontrol de sus funcionarios. Es el fundamento de
todos los demás componentes del control interno, proporcionándole disciplina y
estructura. El corazón de cualquier organización es su gente (sus atributos
individuales, integridad, valores éticos y competencia) y el ambiente en el
cual trabajan. Son el motor que conduce la entidad y el cimiento sobre el cual
descansa el resto de la estructura administrativa, operativa y de control.
Cabe aclarar que la existencia
de un ambiente o entorno de control efectivo es una condición necesaria pero no
suficiente para calificar al proceso de control interno como eficaz. Lo
anterior implica que el control de interno de una entidad no puede ser eficaz
si su ambiente de control no es efectivo. La sinergia que existe entre los
componentes del proceso no puede compensar la
inadecuación del ambiente
de control con los otros componentes.
o
La evaluación
de riesgos implica la identificación de los riesgos actuales y
potenciales que puedan
ocasionar impedimentos en la consecución de los objetivos. Para lo anterior, es
indispensable primeramente el establecimiento de objetivos globales de la
Organización y específicos relacionados con las actividades más relevantes,
obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados y analizados los
factores de riesgo que amenazan el logro de tales objetivos. Dicha evaluación
se complementa con la administración o gestión de riesgos cuyo seguimiento está
a cargo de las actividades de control. La evaluación, debe ser una
responsabilidad ineludible para todos los niveles que están involucrados en el
logro de objetivos.
o
Las actividades
de control surgen por la necesidad de minimizar los riesgos y están bajo la
responsabilidad de todos los integrantes de la organización de
acuerdo con su
participación administrativa u operativa. Toda actividad u operación
significativa o crítica para un objetivo institucional debe estar bajo
control, es decir, que se
deben realizar las actividades identificadas por la gerencia para reducir los
riesgos que afectan el logro de los objetivos. Estas
actividades de control
deben estar formalmente establecidas y se agrupan en
dos grandes categorías:
Controles Generales y Controles Directos (Independientes, Gerenciales y de
Procesamiento) .
o
La información
y comunicación es el componente que permite a las personas conocer sus
funciones, asumir la responsabilidad por la ejecución de sus actos, y dirigir, ejecutar
y controlar las operaciones desarrolladas en cumplimiento de dichas funciones.
La información debe reunir las características de integridad, oportunidad,
certeza y claridad. Asimismo, de nada sirve información adecuada sin canales de
comunicación que la transmitan a las personas correspondientes y permitan la
retroalimentación necesaria para conocer si se ha generado el comportamiento
deseado.
o
El monitoreo
o seguimiento es el componente que permite conocer el nivel de
funcionamiento del control interno y hacer las modificaciones que resulten
necesarias. Este
monitoreo reafirma la dinámica del proceso de control interno debido a que los
demás componentes deberán reaccionar o cambiar oportunamente para
acondicionarse a las nuevas situaciones. El proceso de control puede estar
diseñado apropiadamente y estar funcionando en tal sentido, pero, sin el
monitoreo o seguimiento, no es posible conocer el grado de efectividad; tampoco
se podrá determinar si se necesita realizar algún ajuste en los demás componentes
previamente comentados. Este monitoreo tiene diversos.
(Contraloria General del Estado, 2008)
Evaluación del Control Interno
La
evaluación del control interno de acuerdo con la Contraloría General del Estado
nos da un concepto que se menciona a continuación “La evaluación del control
interno es un proceso ejecutado por auditores internos y externos para la
determinación de su eficacia o para programar la naturaleza alcance y oportunidad
de los procedimientos de auditoria. Esta evaluación puede tener diversos
alcances dependiendo del objetivo de la auditoria a realizar.
Cabe
recordar que la eficacia del control interno constituye una opinión vertida en
función de la evaluación del proceso de control interno en un momento dado e
implica la existencia de una seguridad razonable sobre el logro de los
objetivos de la entidad auditada, relacionado con las siguientes categorías:
o
Eficacia y eficiencia de las operaciones
o
Confiabilidad de la información financiera
o
Cumplimiento de leyes y normas aplicables
La
eficacia es la característica principal del control interno que puede ser
determinada sobre cada uno de los objetivos antes mencionados o el conjunto de
ellos en función a una evaluación integral del proceso de control interno.
La
metodología para la evaluación del control interno comprende dos fases la
primera de ellas procura obtener entendimiento y comprensión suficiente sobre
el diseño del control interno. La segunda fase se desarrolla para aprobar la
operativilidad o cumplimiento de dicho diseño. (Contraloria General del Estado, 2008)
Comprensión suficiente del control
interno
“El
control interno efectivo brinda la seguridad de que puede confiarse en los
registros el cliente y que sus activos están protegidos. Cuando los auditores
encuentran este tipo de control interno, la cantidad de evidencia requerida es
mucho menor que si los controles son débiles. Por tanto, la evaluación que los
auditores hagan del control interno tiene un gran impacto sobre el alcance y
naturaleza del proceso de auditoría”. (Auditoria Un Enfoque Integral, 2001)
El control interno considerado como
un proceso
Un
sistema de control interno no está constituido por acontecimientos o circunstancias
aisladas sino por una serie de acciones que se extienden a través de todas las
actividades de una entidad.
Los
procesos de negocio que se llevan a cabo dentro de una organización se
coordinan en función de los procesos de gestión básicos de planificación,
organización y control. El control interno es parte de dichos procesos y esta
integrado en ellos permitiendo su funcionamiento adecuado y supervisando, su
comportamiento y aplicabilidad en cada momento.
El
sistema de control interno esta entrelazado con las actividades operativas de
la entidad y existe por razones empresariales fundamentales. Los controles
internos son mas efectivos cuando se incorporan a la estructura de una entidad
y forman parte de sus esencias, por lo que deberían ser “incorporados” y no
“añadidos”
(Auditoria Operativa, 2018)
Evaluación del control interno en
Auditoria Especial
La
norma de Control Interno de la Auditoría Especial establece que debe efectuarse
la evaluación del control interno relacionado con el objetivo y el objeto de
examen, a efectos de la planificación de la auditoría. Dicha evaluación debe
llevarse a cabo tomando en cuenta las particularidades del examen y a través de
la evaluación, se debe identificar los controles, así como deficiencias,
relacionadas con las operaciones y/o actividades inherentes al objeto de la
auditoría, con el propósito de identificar los problemas o factores de riesgo
existentes y sus posibles efectos, aspectos sobe los cuales se enfocará la
auditoría, en función a su objetivos.
(Auditoría Especial, 2018)
Ejecutores de la evaluación del
Control Interno
“La
evaluación del control interno debe ser realizada por los auditores de las
organizaciones de auditoria. Al respecto la Ley 1178 estable las actividades
que realizarán la auditoria interna y externa en el sector público, como
también las atribuciones de la Contraloría general de la Republica”. (Contraloria
General del Estado, 2008)
En
esta propuesta se trata de que no solo las unidades de auditoria interna
realicen la evaluación del control interno, ya que varios de los Gobierno
Autónomos Municipales no cuentan con esta unidad. Lo que se pretende con esta propuesta de
instrumento es de dar también la oportunidad
a las unidades administrativas y financiera de conocer debilidades, deficiencias
y riesgos en los procesos y procedimientos y de dar posibles soluciones.
Teoría sobre Gobiernos Autónomos
Municipales
Ley 482 de Gobiernos Autónomos
Municipales
o
El
Gobierno Municipal
Los municipios necesitan autoridades que
representen a quienes viven allí, que administren sus recursos y ejecuten las
obras que todos necesitan. Son varias autoridades, cada una tiene una función y
un trabajo que cumplir. Hay quienes se ocupan de debatir y tomar decisiones
sobre los temas importantes para el municipio ( los concejales). Otros se
encargan de poner en práctica esas decisiones, (a todas estas autoridades se
les llama Gobierno Municipal).
La
Ley de Municipalidades ratifica muchas de estas cosas que ya estaban en la Ley
Orgánica de 1985, pero hace aportes importantes, por ejemplo, define cómo y
cuándo el Concejo Municipal puede cambiar al Alcalde. Así se podrán evitar
cambios motivados únicamente por afanes político-partidarios y habrá mayor estabilidad
en los municipios.
o
Planificación
Participativa
Desde
que se aprobó la Ley de Participación Popular comenzó también a aplicarse la
planificación
participativa. Esta forma de planificación busca conocer las necesidades que se
tienen en el municipio, ver cuáles de ellas habría que atender primero y
ponerse de acuerdo en las obras y proyectos que se van a hacer.
La
Ley de Municipalidades respeta la planificación participativa. El gran reto
para las
comunidades
y sus organizaciones es saber aprovechar ese derecho en beneficio de todos. Así
se garantizará un buen uso de los recursos propios con los que cuenta cada
municipio y los que recibe del Tesoro General de la Nación, conocidos como
“Coparticipación Tributaria”. Esos recursos deben servir para mejorar las
condiciones de vida en las comunidades.
o
Planes
Municipales
La
Ley 2028 ratifica los avances logrados desde la aprobación de la Ley de
Participación Popular respecto al carácter ampliamente participativo de la
planificación.
Concretamente,
los instrumentos de planificación participativa municipal que se deben seguir
aplicando son:
·
El Plan de Desarrollo Municipal (PDM) por
un período de 5 años, y el Programa Operativo Anual (POA) para cada año.
·
El Plan de Ordenamiento Urbano y Territorial
(POUT). Este plan debe abarcar tanto las áreas urbanas como rurales del
municipio. En el POUT se debe establecer el mejor uso de suelos, los lugares y
características de los nuevos asentamientos de población y el acceso a
servicios básicos de energía eléctrica, saneamiento básico, educación y salud.
En
varios lugares se elaboraron los Planes de Desarrollo Distrital, que luego
fueron incorporados en los POAs del Municipio. En la Ley de Municipalidades no
se menciona de forma clara estos planes, su elaboración es obligación de los
subalcaldes.
En
los municipios donde las alcaldías no cuenten con unidades propias de
planificación, podrán recibir apoyo para la elaboración de sus planes
municipales. Este apoyo puede ser de instituciones privadas como las
Asociaciones Departamentales de Municipios; y de públicas, como el Ministerio
de Participación Popular o la Prefectura.
o
El
Control Social
En
la antigua Ley Orgánica de Municipalidades no existía el derecho al control
social: éste fue creado con la Ley de Participación Popular. Por esta razón el
control social sólo se practicaba o se ejercía sobre los recursos de la
“Coparticipación Tributaria”. Con la Ley de Municipalidades se reconoce el
control social (Art. 146 - 152), pero es recién con la Ley del Diálogo Nacional
(LDN Art. 27) que se amplía el control social a la totalidad de recursos del
municipio.
Asimismo,
en un primer momento se creó el Concejo Consultivo que posteriormente fue reemplazado
por el Consejo de Desarrollo Productivo Económico y Social (CODEPES, LDN Art.
28), y la creación del Fondo de Control Social. Estos mecanismos deben servir
para apoyar a los Comités de Vigilancia, y no deben ser manipulados por los alcaldes.
o
Comités
de Vigilancia
Los
Comités de Vigilancia seguirán conformándose como hasta ahora, es decir, a
través de las organizaciones de base territoriales debidamente acreditadas con
su personalidad jurídica (Ratifica la Ley de Participación Popular). El Consejo Consultivo, creado por la Ley de
Municipalidades, es reemplazado con la Ley del Diálogo Nacional por el CODEPES.
Está integrado por los sectores productivos y la representación de los
principales servicios públicos (salud y educación), a invitación del Concejo
Municipal. El CODEPES busca involucrar a los sectores productivos en los
procesos municipales, pero sin sobreponerse al Comité de Vigilancia.
(PROGRAMA DE APOYO A LA DEMOCRACIA MUNICIPAL - PADEM,
2005)
Gobiernos Autónomos Municipales
“El
gobierno municipal es el que ejerce su poder sobre un Municipio, mímica unidad
político-administrativa dentro de un estado nacional, con mayor o menor
autonomía según los países. Recibe también los nombres de Ayuntamiento (España
o México); Alcaldía se la denomina en Colombia; y en Bolivia, Gobierno Autónomo
Municipal”.
(DeConceptos.com)
Gestión Municipal
Se
podría definir como la formulación, ejecución y evaluación de políticas, planes
y programas que el gobierno municipal define y concerta con la sociedad, a
través de procesos políticos y sociales, para el desarrollo de las acciones que
permita brinda los bienes, servicios e infraestructura que contribuyan al
bienestar, al desarrollo integral multidimensional, en el marco de la visión de
desarrollo construida participativamente.
Se
entiende por gestión municipal las acciones que en el marco de sus competencia
ejerce el gobierno municipal en su territorio, con el propósito de satisfacer
las necesidades de la población del municipio y mejorar su calidad de vida a
través de construcción de infraestructura, producción de bienes y prestación de
servicios básicos, así como la creación de condiciones favorables para el
fortalecimiento del capital humano, en condiciones de equidad para hombres y
mueres y con inclusión de comunidades de campesinos indígenas originarios.
(Gestión Municipal, 2014)
Gerencia Pública
Según
Alindre F. en su libro Gestión Municipal, “Ante la crisis del Estado del
Bienesestar, se buscaron elementos para mejorar la gestión pública, al respecto
existieron dos grandes corrientes pos burocráticas: la neo empresarial y la
neo-pública. La primera se impuso, sobre todo por el bagaje instrumental que
recuperó, adopto e innovo de la gestión empresarial, de allí la denominación de
gerencia pública. Se dieron distintas respuestas y aplicaron distintos
instrumentos, a los tradicionales, así en la etapa denominada gerencialismo
puro la estrategia se centró en el aumento de productividad y reducción de costos
y de personal. Para ello apuntaba a establecer una definición clara de
responsabilidades de funcionaros y organizaciones públicas, de sus misiones y
objetivos; se apoyaba en una ética e valorización del costo de los recursos;
entre las acciones prácticas del gerencialismo puro figuran la racionalización
presupuestaria, la evaluación del desempeño, la administración por objetivos,
la descentralización y la delegación de autoridad”.
(Gestión Municipal, 2014)
6. Marco Metodológico
6.1. Modalidad de la investigación
Esta
se la realizó a través de visitas de campo en las que se obtuvo datos
directamente de la realidad de los GAM.
6.2. Enfoque
Esta
investigación se la realizara a través de un enfoque cualitativo que consiste
en ir de los casos particulares a la generalización, el medio para la
recolección de información es la observación sobre los procesos, instrumentos y
resultados que utilizan para evaluar el control interno de los Gobiernos
Autónomos Municipales.
6.3. Tipo
El
tipo de estudio será Analítico-Descriptivo, el cual permite identificar áreas
específicas a ser analizadas, en base a normativa vigente para la evaluación
del control interno.
6.4. Muestra
Se
ha utilizado una población finita de elementos para su análisis, los cuales han
sido seleccionados por el investigador, consiguiendo información confiable, los
GAM sujeto de análisis son el Gobierno Autónomo Municipal de Mapiri, Gobierno
Autónomo Municipal de Laja, Gobierno Autónomo Municipal de Batallas todos ellos
área rural.
6.5. Método
Para
la investigación se aplicó el “Método inductivo”, de lo particular a lo general,
siendo un análisis particular de los diferentes aspectos del control interno de
la entidad para llegar a tener un concepto general del alcance y sus resultados
de la aplicación del control interno en los GAM.
6.6. Técnicas y Instrumentos
Entre
las técnicas que se han usado para la recolección de datos se ha usado la
observación y la encuesta; y entre los instrumentos se ha aplicado el
cuestionario, entrevistas y observación no estructurada.
7. Marco Práctico
La realización de
evaluación del proceso de control interno de acuerdo con la Guía para la
Evaluación del Proceso de Control Interno de la Contraloría General del Estado,
aprobado por Resolución N° CGR/295/2008 del 16 de diciembre de 2008, tiene las
siguientes etapas:
a) Planificación
de la evaluación del proceso de control interno,
b) Ejecución
de la evaluación del proceso control interno,
c) Comunicación
de resultados de la evaluación del proceso de control interno,
Esta
investigación propone dar una alternativa para la evaluación del proceso de
control interno con herramientas o instrumentos de fácil uso que permita
resultados de fácil interpretación, la evaluación se basar tanto los
componentes del control interno como en los subsistemas de la Ley SAFCO para su
análisis especifico y conclusión de funcionamiento.
Se
detalla paso por paso los instrumentos propuestos para la realizar la
evaluación del proceso de control interno de acuerdo a su etapa:
|
PLANIFICACIÓN
DE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL
|
||||
|
N°
|
ACTIVIDAD
O ACCIÓN
|
ACCIÓN
|
INSTRUMENTO
|
FORMATO
|
|
1
|
Términos de referencia
|
|
|
|
|
|
Conocimiento de la entidad
|
|
|
|
|
|
Relevamiento de diseño de controles
|
Pruebas de Recorrido
|
Cuestionario
|
|
|
|
Relevamiento de controles: Ambiente de
Control
|
|
Cuestionario Físico Pre elaborado
|
Hoja Electrónica
(Excel)
|
|
|
Relevamiento de Controles de Evaluación
de Riesgos
|
|
Cuestionario Físico Pre elaborado
|
|
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Relevamiento de Controles de Actividades
de Control de los sistemas SAFCO
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Pruebas a eficiencia de operaciones
Pruebas sobre la información financiera
Pruebas sobre el cumplimiento de Leyes y
Normas
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Cuestionarios Físicos
Base de Datos para Revisión de
Comprobantes
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Hoja Electrónica
(Excel)
Flujogramas (Visio)
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Relevamiento de Controles de Información
y Comunicación
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Modelo de informe
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Procesador Texto
Word
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Supervisión
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Identificación de Riesgos de Control
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Base de Datos para Revisión de
Comprobantes
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Hoja Electrónica
(Excel)
Flujogramas (Visio)
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Fuente:
Elaboración Propia
La
ejecución de la evaluación de proceso de control interno con los instrumentos propuestos
se basa en el registro de la información obtenida por la ejecución de pruebas
de recorrido, entrevistas, cuestionarios, indagaciones y observación,
resultados que permitirán el análisis e identificación de deficiencias y
riesgos en procesos y procedimientos de acuerdo guía de la Contraloría General
del Estado estos son los pasos para seguir:
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EJECUCIÓN DE LA
EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL
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N°
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ACTIVIDAD
O ACCIÓN
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ACCIÓN
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INSTRUMENTO
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FORMATO
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1
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Documentación de la comprobación de los
controles
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica (Excel)
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Pruebas aplicables sobre controles
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Recomendaciones en cuestionarios físicos
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Técnicas de muestreo aplicables
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Cuadro diseñado para el cálculo
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Documentación de las deficiencias de
control
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Programación de Operaciones
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica (Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Presupuesto
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Organización Administrativa
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sisteam de Administración de Bienes y Servicios
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Administración de Personal
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Contabilidad Integrada
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Sistema de Tesorería y Crédito Público
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Comprobación del funcionamiento
controles: Control Previo y Posterior
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Formatos pre diseñados por instrumento
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Fuente:
Elaboración Propia
La
comunicación de resultados se la realizara en base a los resultados obtenidos
de la evaluación del proceso de control interno, a través de modelo de informe
con exposición individual de los resultados globales e individuales de cada
subsistema de la ley SAFCO.
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COMUNICACIÓN
DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL PROCESO DE CONTROL INTERO
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N°
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ACTIVIDAD
O ACCIÓN
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ACCIÓN
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INSTRUMENTO
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FORMATO
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Informes a emitir sobre a evaluación del
proceso de Control Interno
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Modelo de Informe
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Procesador de Texto
(Word)
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Características de las recomendaciones
de control interno
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Formularios de Atributos de hallazgos
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Hoja Electrónica
(Excel)
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Fuente: Elaboración
Propia
7.1. Requerimiento de Software y conocimiento para el uso de los instrumentos propuestos
Se
trata de proponer herramientas e instrumentos sencillos y de fácil acceso por
tanto lo que se requiere son los siguientes insumos por parte de la unidad
administrativa, financiera o auditoria interna:
·
Office Profesional 2013 o posterior, con
instalación de MS Visio
·
Conocimiento básico de Word, Excel y Visio
Las
tablas y formularios estarán cerrados para modificaciones es decir con
contraseña y se habilitara lo accesos necesario para su uso, evitando así
riesgos de incorrecto uso en su aplicación y modificaciones involuntarias.
7.2. Registro en instrumentos de evaluación del proceso de control interno
El
levantamiento de información primaria a través de pruebas de recorrido, cuestionarios,
observaciones se la debe realizar de manera manual en formatos ya pre
establecidos para su fin. Su codificación debe ser elaborada y comunicada en el
Plan de trabajo o Memorándum de Planificación dependiendo de que unidad que realice
la evaluación ya sea administrativa, financiera o auditoria interna.
7.3. Ejecución de la evaluación del proceso de control interno
Se
propone la utilización de una suite de programas de ofimática como ser Microsoft
Office versión 2013 para adelante, como se mencionó en el punto anterior con la
utilización integrada de sus componentes de esta suite como ser Word, Excel y
Visio para la ejecución de esta evaluación, estos trabajarían de manera
integrada y combinada para la planificación, ejecución y comunicación de
resultados.
La
información primaria obtenida manualmente debe ser registrada o vaciada a las
tablas diseñadas en hojas electrónicas para su procesamiento, teniendo el
cuidado respectivo en su registro para no tener resultados erróneos.
7.4. Los reportes producto de la evaluación del proceso de control interno
La
aplicación de los instrumentos automatizados debería permitir tener la información
producto del proceso de manera inmediata, ordenados de manera lógica y con
ayuda de gráficos esto debería permitir una fácil interpretación, como también
los reportes resultantes están diseñados para su impresión y archivo como
respaldo.
El
detalle de los instrumentos para la operativización de la evaluación se adjunta
en la parte de anexos de este documento.
8. Conclusiones
La
necesidad de conocer debilidades, defectos y riesgos es evidente en la gestión
de cualquier entidad más aun en un GAM rural, por competencias y atribuciones
que se les confiere por Ley, siendo una razón más para la realización de una
adecuada evaluaciones de control interno sobre los proceso y procedimientos, estado
del logro de objetivos a corto plazo de los GAM, que permita conocer la calidad
de los controles existentes y si estos cumplen con sus funciones de asegurar el buen funcionamiento y logro de
objetivos.
Los
Gobiernos Autónomos Municipales Rurales son más propensos a ser víctimas de la
inexistencia y/o mal funcionamiento de controles en sus procesos y
procedimientos por su estructura organizacional reducida, cantidad de personal
con formación técnica limitada y su carencia de una unidad de auditoria
interna. La aplicación de esta evaluación de control interno no solo por la
Unidad de Auditoria Interna si no también por las Unidades Administrativas y
Financieras, para conocer carencias, debilidades y deficiencias en sus
controles es una forma de prever que la gestión se desenvuelva de mejor manera y
se obtenga resultados que beneficien a la población de los Gobiernos Autónomos Municipales
Rurales.
La
aplicación de estos instrumentos operativos en lo Gobierno Autónomos
Municipales rurales logra que las unidades Administrativa, Financiera y/o
Auditoria realicen la evaluación del sistema de control interno con mayor
celeridad e integridad respecto a todos los procesos y procedimientos de la
entidad, teniendo información fácil de interpretar y de esa manera tomar
decisiones adecuadas respecto a la gestión y sus resultados por parte de las
autoridades y poder planificar y ejecutar de mejor manera las auditorias de las
UAI.
Por
lo que se concluye que es necesario que las autoridades de las Gobierno
Autónomos Municipales rurales designen o instruyan a las unidades
correspondientes la realización de estas evaluaciones a los controles internos
de su entidad y que las mismas sean presentadas a la Máxima Autoridad Ejecutiva
de la institución para la respectiva retroalimentación sobre la eficacia de
estos controles relacionados con el logro de objetivos de la institución.
9. Recomendaciones
El
uso de estos instrumentos es una alternativa para la evaluación del proceso de
control interno, que bien puede ser utilizada o no; pero lo que si queda claro
es la necesidad de realizar una evaluación al proceso de control interno por lo
menos una vez al año para conocer el grado de efectividad de tus controles y así
poder corregir oportunamente defectos y deficiencias que seguramente generarían
resultados negativos en la gestión.
Por
lo que se recomienda a Máxima Autoridades Ejecutivas de instituciones públicas
ya sean Gobierno Autónomo Municipales u otras la instituciones, la realización
de la evaluación del proceso de control interno no solo limitando esta tarea a
la Unida de Auditoria Interna la llamada por norma a realizarla, sino también a
unidades administrativas y financiera para conocer y prever el grado de éxito
de la gestión y sus resultados.
10. Bibliografía
Bibliografía
Auditoría
Especial. (2018). En J. R. Claros, Auditoría Especial (pág. 426).
Cochabamba: Editora Nacional S.R.L.
Auditoria Operativa.
(2018). En J. R. Chavarría, Auditoria Operativa (pág. 404). Santa
Cruz: Grafica Simmer.
Auditoria Un Enfoque
Integral. (2001). En O. Whittington, & K. Pany, Auditoria Un Enfoque
Integral (pág. 623). Bogota: Mc Graw Hill.
Comisión de Normas de
Control Interno de la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores . (s.f.). Normas.
Comite Of Sponsoring Organizations. (1992). Informe
Coso. Estados Unidos .
Contraloria General del Estado. (2008). Guía para
la Evaluación del Proceso de Control Interno. La Paz: Coontraloria
General del Estado.
Contraloria General del Estado CGE. (2002). Control
Interno. La Paz: Contraloria General de la República de Bolivia.
DeConceptos.com. (s.f.). Obtenido de
https://deconceptos.com/ciencias-juridicas/gobierno-municipal
Gestión Municipal.
(2014). En F. E. España, Gestión Municipal (pág. 196). La Paz:
Universidad Mayor de San Andrés.
PROGRAMA DE APOYO A LA
DEMOCRACIA MUNICIPAL - PADEM. (2005). La Ley de Municipalidades - Para
Forta. La Paz: PADEM.
Proyecto de Desarrollo Democrático y Participativo
Ciudadano DDPC. (2000). Ejecutivo Municpal - Control Interno. La Paz:
C&C Editores.
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